Komunikace uvnitř společnosti: co to je, jak funguje a jak zlepšit komunikaci v organizaci

Věděli jste, že šéfové organizací a jejich TOP manažeři tráví 50 až 90 % svého pracovního času komunikací v rámci své společnosti? To je nezbytné pro efektivní výměnu informací mezi zaměstnanci, rychlé přijímání správných rozhodnutí a hladké fungování celé organizace.

Jak asi tušíte, pokračujeme ve studiu zajímavých fenoménů a nejdůležitějších aspektů práce moderních manažerů a dnes se zaměřujeme na komunikaci v organizaci.

V poslední době se v kruzích managementu stále častěji objevuje otázka, jak zvýšit efektivitu komunikace ve vaší firmě, aniž by se z ní stala běžná „komunikace“ mezi zaměstnanci. Téma je aktuální a jsme si jisti, že tomu tak ještě dlouho zůstane. Proto vás zveme, abyste se s námi podívali, jaká řešení jsou v tuto chvíli k dispozici. Ale předtím stojí za to osvěžit si paměť (a možná se poprvé seznámit) se základy tohoto tématu: abyste pochopili, co je komunikace v organizaci a jak funguje.

Co je to komunikace v organizaci a jak funguje?<br />

V každé organizaci, v každé fázi její práce, spolu zaměstnanci komunikují, předávají si mezi sebou důležité informace a dostávají pokyny od vedení. Obecně se jedná o komunikaci – proces výměny informací. Ale v organizaci se komunikace rozvíjí ve dvou formátech: mezilidské a přímo organizační.

V prvním případě jde o určitý způsob interakce mezi lidmi: může být verbální (předávání informací slovem osobně nebo písemně) i neverbální (gesta, mimika). Ve druhém případě jsou informace distribuovány v rámci skupin, oddělení nebo organizací. Zde se už nemluví tolik o osobních tématech (názory, fakta, zprávy atd. – co se objevuje v mezilidské komunikaci), ale spíše si mezi sebou vysílají pracovní informace (různé prezentace, dokumenty, zakázky atd.).

Je třeba poznamenat, že komunikace jako organizační proces , má složitou strukturu. V každé z komunikačních sítí fungují při přenosu informací 4 prvky:

odesílatel – osoba, která je zdrojem předávaných informací;

Druhým důležitým bodem jsou fáze implementace komunikace. Jsou také 4 z nich:

původ — fáze, během které odesílatel vytváří představu o zprávě a vybírá k tomu potřebné informace. Řekněme, že manažer přijde s nápadem reorganizovat jedno z oddělení. K tomu potřebuje zjistit, zda je to vůbec možné a jak to nejlépe udělat;

Komunikace jako proces přenosu informací: druhy a prostředky<br />

Takže jsme přišli na to, co je komunikace v organizaci a jak funguje. Nyní se musíme ponořit trochu hlouběji jaké druhy komunikace existují a jaké prostředky se k tomu obvykle používají. Z toho bude zřejmé, jaké problémy mohou při jeho realizaci nastat.

Ve skutečnosti existuje poměrně mnoho typů komunikace. Všechny jsou tvořeny na základě určitých vlastností. Například formou komunikace mohou být verbální a neverbální, komunikačními kanály – formálními a neformálními, subjekty interakce – interpersonální a komunikacemi využívajícími informační technologie. Nejčastěji se však v manažerských činnostech rozlišuje na základě organizačních charakteristik (nebo se tomu také říká „na základě prostorového uspořádání kanálů“). Pojďme na to přijít:

Vertikální komunikace , uvnitř kterého existují sestupné a vzestupné linie interakce. Vše je celkem jednoduché: směrem dolů je přenos informací od vedení k podřízeným, směrem nahoru od podřízených k manažerovi. Navazující obvykle poskytuje informace o úkolech, popisech práce, zprávách o společnosti a recenzích pracovních míst. Stejná „zpětná vazba“ je přenášena podél vzestupné linie, stejně jako hlášení, problémové zprávy a nápady.

Zajímavý fakt: výzkumníci prokázali, že horizontální komunikace je stále nejúčinnější. Tímto způsobem se k příjemci dostane 90 % všech původně podaných informací. Ve vertikálním formátu je to pouze 20-25%.

Když mluvíme o jaké jsou komunikační prostředky v každé organizaci se obvykle rozlišují následující možnosti:

• IP telefonie, která umožňuje bezplatné interní hovory;
• E-mailové zprávy mezi firemními poštovními schránkami;
• interní chaty v CRM systému;
• fax;
• videokonference.

Co by měl manažer udělat pro zlepšení komunikačních procesů v jakékoli organizaci?<br />

Po pochopení základů komunikace v organizaci jistě dojdeme k závěru, že ne ve všech případech je efektivní a funkční. Nejjednodušší varianta jak vyhodnocovat efektivitu komunikace — určit, zda příjemci správně pochopili a přijali přenášené informace. Obecně to závisí na tom, jak adekvátně byla zpráva vytvořena a zakódována, stejně jako na rozvoji komunikačních dovedností každé strany, na její schopnosti porozumět partnerovi a naslouchat mu. Nebo, jak říkají odborníci, z různých druhů „bariér“. Patří sem rozdíly ve stavu mezi manažerem a podřízenými, potíže se získáváním a zpracováním informací, přetížení informacemi, zkreslení zpráv při přenosu mezi zaměstnanci a spousta dalších osobních nuancí.

Co by měl dělat konkrétní manažer nebo jednatel, který je ve své firmě zodpovědný za komunikaci? Seznam „čistě technických věcí“ může vypadat takto:

• v nepřetržitém toku informací mít čas stanovit priority , identifikující nejprve nejdůležitější a naléhavé informace, poté – informace, které jsou předmětem dalšího předávání;
• jasně definovat a zapsat komu mají být jaké informace předány;
• dbejte na pravidelné čištění e-mailu , zejména spam a irelevantní nabídky;
• stanovit termíny pro každý úkol nebo reakční doba na každou přenášenou informaci;
• aktivně zlepšovat svůj systém zpětné vazby v souladu se specifiky vaší organizace nebo jednotlivých týmů.

Také šéfové velkých organizací by neměli zapomínat, že všechny informace by měly být transparentní a co nejširší vysvětleny na jiných platformách. To znamená, že je potřeba vydávat různá videa, newslettery nebo posílat emaily, které by podrobně vyprávěly o inovacích nebo firemních novinkách. Pamatujte: zaměstnanci by se měli o tom, co se děje v organizaci, dozvědět od vyšších manažerů, nikoli z vnějších zdrojů.

Ale v jakékoli komunikaci jsou hlavními postavami lidé, kteří se ze své podstaty mohou mýlit nebo prostě nedokážou navázat správný kontakt. Lídři a manažeři by měli naslouchat HR odborníkům, kteří dávají následující rady:

Vytvořte prostor, který vede k profesionální i osobní komunikaci. Existuje tzv. politika „otevřených dveří“ – jedná se o situaci, kdy manažer nebo vedoucí manažer nezavírá dveře své kanceláře, aby za ním mohl každý zaměstnanec kdykoli přijít s dotazem, žádostí nebo radou. Přitom nikdo nezapomíná co je obchodní komunikace a neporušuje osobní hranice. Tento formát aktivně používají společnosti Microsoft a Hewlett-Packard. To vám umožní vytvořit systém vzájemné důvěry a v důsledku toho efektivněji komunikovat napříč všemi liniemi.

Doufáme, že vám náš článek pomohl pochopit základy konceptu „komunikace v organizaci“ a nyní víte, kterým směrem se vydat, aby byl tento systém ve vašem oboru co nejproduktivnější! A studenti projektu „Agrocabetes“ budou mít další příležitost podrobněji pochopit mnohé nuance tohoto tématu v rámci modulu věnovaného řízení podniku.

Připomínáme, že v lednu 2019 založilo sdružení „Ukrajinský klub zemědělského podnikání“ na základě Fakulty zemědělského managementu NUBIP Ukrajiny magisterský program „Agrocebetes“ o přípravě nové generace Farm Managerů.

Myšlenku vytvoření projektu podpořily přední zemědělské společnosti Ukrajiny: Corteva Agriscience™, MHP, New Holland, IMMER Group, Agroprosperis, IMC, Bayer, Cygnet, Hals Agro, Kernel, LNZ Group, Agrain, Limagrain Ukrajina, HORSCH, AgroHub, SmartFarming, Arzinger a PwC.