Jak zdvořile odmítnout zaměstnavatele před nebo po pohovoru | mediální netologie

Schopnost kvalifikovaně a správně formulovat odmítnutí je jednou z nejdůležitějších dovedností v oblasti obchodní korespondence. Prezentace a obsah takového dopisu utváří reputaci společnosti v podnikatelském prostředí. Téměř každá velká organizace se přitom pravidelně potýká s potřebou reagovat na četné obchodní nabídky, odpovědi uchazečů o zaměstnání na volná místa, poptávky a pozvánky. Obchodních situací je mnoho, a tak často vyvstává otázka, jak odmítnout další spolupráci s dodavatelem, účast ve výběrovém řízení či akci, doplňkové služby atp.

Možné potíže při psaní odmítnutí a jak je překonat

Při navrhování výjimky se často objevují potíže, které mohou souviset s následujícími nuancemi:

• potřeba zachovat loajalitu příjemce, protože se s ním plánuje v budoucnu komunikovat jako s partnerem nebo klientem;
• důležitost vyvarování se zášti spojené s negativním obsahem dopisu;
• nemožnost setkat se s adresátem na půli cesty z objektivních důvodů;
• psychické obtíže (autorovi je nepříjemné zásadně odmítat).

Abyste překonali vzniklé obtíže, musíte pochopit, že odmítnutí je běžnou pracovní praxí a běžným jevem v každé firmě. Samozřejmě nelze reagovat na všechny obchodní nabídky a přijmout všechna pozvání. Hlavní věc je odmítnout co nejslušněji a dovednosti obchodní korespondence mohou pomoci tento problém vyřešit.

Struktura a přibližný obsah zamítavého dopisu

Když si vezmete jakýkoli vzorek zamítavého dopisu, uvidíte, že přes všechny rozdíly v obsahu zůstává jeho struktura přibližně stejná. Obsahuje 3 hlavní části:

• začátek (název a adresa);
• hlavní (informativní) sekce;
• závěr (datum a podpis).

Jedná se o univerzální strukturu, která se používá při formátování obchodní korespondence. Je důležité si uvědomit, že pokud plánujete adresátovi podrobně a podrobně odpovědět v hlavní části, měl by být tento blok rozdělen do bodů nebo odstavců. Díky tomu bude text mnohem srozumitelnější.

Podívejme se na důležité součásti, díky kterým bude vaše písemné odmítnutí správné, gramotné, zdvořilé a rozumné.

Osobní odvolání. Dopis musí začínat osobní adresou pro příjemce. Ve standardních šablonách obchodní korespondence se doporučuje používat křestní jméno a patronymii:

“Dobrý den, milý Pjotre Petroviči!”

“Drahá Irino Ivanovno!”

Pokud však odpovídáte na dopis bez podpisu konkrétní osoby, je přípustné použít neutrální formu pozdravu: „Dobré odpoledne!“, „Dobrý den!“ .

Vyjádření vděčnosti. Je důležité poděkovat příjemci za jeho zájem o společnost. Ve vzorech a příkladech zamítacích dopisů můžete najít následující znění:

“Děkujeme, že jste odpověděli na naše volné místo”;

„Děkujeme za poskytnutí informací o podmínkách spolupráce“;

“Děkuji za nabídku zúčastnit se akce.”

Informace o posouzení žádosti adresáta. V dopise o odmítnutí spolupráce by mělo být uvedeno, že jste pečlivě prostudovali dříve poskytnuté informace a učinili informované rozhodnutí. Můžete se odkázat na dopis, na který odpovídáte, nebo uvést, že si prohlížíte průvodní dokumenty připojené ke korespondenci. Zároveň by nebylo od věci pochválit návrh, který vám byl předložen. Jako příklad lze použít následující fráze:

„Zkontrolovali jsme váš projekt a seznámili jsme se s technickou dokumentací…“;

„Pečlivě jsme prostudovali informace o službách nabízených vaší společností“;

“Vaše zkušenost si zaslouží respekt”;

“Vaše portfolio obsahuje mnoho zajímavých případů”;

“Zajímala nás navrhovaná varianta spolupráce.”

Znění odmítnutí. V dopise by mělo být jasně uvedeno, že nabídku odmítáte, a uvést důvody tohoto rozhodnutí. Je důležité vyhnout se nejednoznačným formulacím. Jako příklad odmítnutí obchodní nabídky lze použít následující fráze:

„Navrhli jste zajímavé řešení, ale v této fázi nám rozpočet neumožňuje takový projekt realizovat“;

„Nemůžeme s vámi nadále spolupracovat, protože v tuto chvíli…“;

“Jsme nuceni odmítnout, protože. “

Naznačení možnosti další spolupráce. Když odmítnete, je důležité zcela nepřetrhnout vazby s obchodním partnerem, potenciálním klientem nebo uchazečem o zaměstnání. V dopise můžete vyjádřit naději na další úspěšnou společnou práci. Nejlepší možností je sepsat si podmínky, za kterých budete moci v budoucnu komunikovat. Příklady takových formulací:

„Určitě zvážíme vaši kandidaturu, až se uvolní volná místa“;

“Jsme přesvědčeni, že v budoucnu budeme schopni spolupracovat při spouštění nových projektů.”

Podpis. Obvykle dopis o odmítnutí spolupráce podepisuje vedoucí organizace nebo konkrétní strukturální jednotka. Ve velkých společnostech mohou být takové pravomoci přeneseny na některé řadové zaměstnance, kteří vedou obchodní korespondenci s obchodními partnery, potenciálními klienty apod.

Styl Zamítací Dopis

Takový dopis by měl být napsán v lakonickém a zdrženlivém obchodním stylu. Pokud je to možné, měli byste se vyhnout větám, které jsou přetížené interpunkčními znaménky a jsou obtížně srozumitelné. Nedoporučuje se používat složitou odbornou slovní zásobu. Výjimkou mohou být případy, kdy vy a příjemce působíte ve stejném oboru a jste si naprosto jisti, že příjemce terminologii rozumí. Cokoli, ať už pozvání ke spolupráci nebo na akci, je třeba odmítnout co nejslušněji. Hovorová a sprostá slova jsou nepřijatelná, a to i v případě, že se k adresátovi stavíte extrémně negativně nebo se o nabízené služby vůbec nezajímáte. Je důležité napsat dopis správně: nezapomeňte vzít v úvahu normy ruského jazyka z hlediska gramatiky, stylu a pravopisu. Pamatujte, že kultura písemného projevu ovlivňuje celkový dojem, který si adresát o vaší firmě vytvoří.

Vypracování dopisu o odmítnutí

Na papíře. Dopis lze vytisknout na jednoduchý list papíru nebo na hlavičkový papír společnosti s logem a údaji o organizaci. Odmítnutí je sepsáno v jednom vyhotovení, musí být datováno a případně očíslováno. V některých společnostech se informace o něm zaznamenávají do protokolu odchozí korespondence. V tomto případě je kromě data a čísla stručně uveden i obsah dopisu.

Elektronický. Při odesílání emailu je důležité správně formulovat předmět. Pokud jste si jisti, že odpověď bude přečtena a chcete v budoucnu udržovat obchodní vztahy s adresátem, snažte se nepoužívat negativní formulace. Do předmětu e-mailu byste neměli psát slovo „odmítnout“. Použijte neutrálnější formulaci:

“O účasti na akci”;

“O pozvánce na seminář”;

“Rozhodnutí o vašem životopisu.”

• Školení “Řízení výkonnosti organizace”
• Školení rozvoje obchodního modelu
• Školení “Strategické obchodní plánování”
• Nábor kandidátů na pozice lékařských zástupců
• Školení pro lékařské zástupce
• Nástroje lékařského koučování a rozvoje
• Školení: efektivní řešení
• Školení: Efektivní schůzky
• Vedení skupinových školení
• Školení: rozvoj odborných dovedností
• Školení: Strategický management
• Obchodní školení pro osobní růst
• Školení na školení a rozvoj dovedností personálu
• Školení: Procesní řízení
• Školení: Řízení zdrojů
• Školení: Řízení rizik
• Školení: Řízení služeb

Podle výsledků studie portálu SuperJob odmítlo 53 % dotázaných Rusů zaměstnání i přes úspěšný pohovor. Mezi často uváděné důvody patří nevhodná pracovní doba, nízký plat a lepší nabídky od jiných společností.

Často je však obtížné sdělit odmítnutí. Může se objevit strach z toho, že někomu ublížíme, nebude vypadat špatně nebo že zničíme vztah se zavedenou skupinou.

Řekneme vám, proč se nebát říct „ne“ a jakou formulaci použít, abyste v různých fázích interakce správně a kompetentně odmítli potenciálního zaměstnavatele.

Spisovatel na volné noze

Podle výsledků studie portálu SuperJob odmítlo 53 % dotázaných Rusů zaměstnání i přes úspěšný pohovor. Mezi často uváděné důvody patří nevhodná pracovní doba, nízký plat a lepší nabídky od jiných společností.

Často je však obtížné sdělit odmítnutí. Může se objevit strach z toho, že někomu ublížíme, nebude vypadat špatně nebo že zničíme vztah se zavedenou skupinou.

Řekneme vám, proč se nebát říct „ne“ a jakou formulaci použít, abyste v různých fázích interakce správně a kompetentně odmítli potenciálního zaměstnavatele.

Za konzultace při přípravě tohoto článku bychom rádi poděkovali Kateřině Bychkové, psychoanalytické a behaviorální psycholožce a koučce.

Proč je dobré odmítnout pracovní nabídku

Odmítnutí jsou nevyhnutelnou součástí profesionální cesty. Při hledání práce, která bude splňovat vnitřní potřeby a podporovat kariérní růst, bude muset člověk pečlivě prostudovat podmínky různých společností a měřit jejich požadavky a schopnosti s jejich přáními. Ne vždy budou relevantní.

Překážkou v práci, která vás bude rozvíjet a těšit, může být strach z toho, že budete v očích ostatních vypadat trapně.

Když někoho odmítneme, ať už je to zaměstnavatel, prodavač v železářství nebo romantický partner, můžeme způsobit nepohodlí jiné osobě a jejím zájmům. Může být těžké přijmout, že se ostatním jevíme trapně, protože máme tendenci udržovat si sebevnímání „Jsem dobrý“.

Lidé jsou sociální tvorové, mnohem efektivněji přežíváme ve společenství. A obtížné pocity spojené s odmítnutím jsou normální – náš biologický mechanismus přežití nám dává empatii. Díky naší schopnosti porozumět a cítit, co cítí druhý člověk, když někoho odmítáme, zažíváme podobný pocit – jako bychom byli odmítnuti. Protože každý tento pocit zažil a ví, jak je nepříjemný.

Problémy začínají, když se empatie stává překážkou našeho vlastního blaha a místo sebe volíme zájmy druhého, přenecháváme jim své místo a jejich potřeby nadřazujeme nad naše vlastní.

Zároveň je na místě být obezřetný, když se v reakci na něčí potřeby objeví agrese a touha jít za každou cenu pouze za svým pohodlím, vyhýbat se vlastnímu nepohodlí (pocitu viny), i když je škodlivé. Například, když je čas odpovědět na nabídku, zaměstnavatel počká a posune termín a uchazeč ho ignoruje.

Kateřina Byčková
Psycholog, kouč

Když někoho odmítneme, ať už je to zaměstnavatel, prodavač v železářství nebo romantický partner, můžeme způsobit nepohodlí jiné osobě a jejím zájmům. Může být těžké přijmout, že se ostatním jevíme trapně, protože máme tendenci udržovat si sebevnímání „Jsem dobrý“.

Lidé jsou sociální tvorové, mnohem efektivněji přežíváme ve společenství. A obtížné pocity spojené s odmítnutím jsou normální – náš biologický mechanismus přežití nám dává empatii. Díky naší schopnosti porozumět a cítit, co cítí druhý člověk, když někoho odmítáme, zažíváme podobný pocit – jako bychom byli odmítnuti. Protože každý tento pocit zažil a ví, jak je nepříjemný.

Problémy začínají, když se empatie stává překážkou našeho vlastního blaha a místo sebe volíme zájmy druhého, přenecháváme jim své místo a jejich potřeby nadřazujeme nad naše vlastní.

Zároveň je na místě být obezřetný, když se v reakci na něčí potřeby objeví agrese a touha jít za každou cenu pouze za svým pohodlím, vyhýbat se vlastnímu nepohodlí (pocitu viny), i když je škodlivé. Například, když je čas odpovědět na nabídku, zaměstnavatel počká a posune termín a uchazeč ho ignoruje.

Kateřina Byčková
Psycholog, kouč

Emoční nepohodlí při odmítnutí potenciálního zaměstnavatele může být spojeno i s pocitem ušlého zisku. Koneckonců, vzdát se jedné věci znamená učinit volbu ve prospěch něčeho jiného. A zde mohou vyvstat pochybnosti: “Co když odmítnu to nejlepší?”

Úzkost z odmítnutí může být spojena i se strachem z nezvládnutí zvolené pozice a zároveň s představou nemožnosti návratu k odmítnutým.

Jakékoli odmítnutí je obtížné nejen kvůli empatii, ale také proto, že odmítáme možnost, která by mohla přinést výhody. Je přirozené chtít všechno najednou a pociťovat lítost nad ztrátou výhod. Další věc je, že je důležité otestovat realitu. Je třeba si uvědomit, že nebude možné získat dvě zaměstnání současně. Nebo to půjde, ale povede to k neúměrným ztrátám času a energie a následně k vyhoření.

Může být také děsivé odmítnout kvůli nedostatku důvěry ve své schopnosti: “Co když to někde jinde nefunguje?” A děsivé mohou být i možné negativní důsledky, jako je ztráta budoucích příležitostí v této společnosti. Tento projev nejistoty a touhy potěšit druhé je také přirozený. Ve stresu může člověk upadnout do dětinské polohy. Je důležité si připomenout: „Všechno je v pořádku, už nejsem dítě, na druhé straně jsou i dospělí, kteří dokážou přežít nepohodu z mého odmítnutí, stejně jako já dokážu najít východisko v případě nepředvídaných okolností.“

Odmítnutí během procesu hledání zaměstnání je normální, protože vyhodnocujeme nabídky a porovnáváme je s jinými příležitostmi. Toto je součást procesu výběru nejlepší možnosti pro vás. Schopnost odmítnout vám umožňuje vyhnout se rozhodování pod tlakem a vybrat si práci, která vám skutečně vyhovuje ve všech ohledech.

A pamatujte, že to nejste jen vy, kdo odmítá, ale zaměstnavatel odmítá ostatní.

Kateřina Byčková
Psycholog, kouč

Jakékoli odmítnutí je obtížné nejen kvůli empatii, ale také proto, že odmítáme možnost, která by mohla přinést výhody. Je přirozené chtít všechno najednou a pociťovat lítost nad ztrátou výhod. Další věc je, že je důležité otestovat realitu. Je třeba si uvědomit, že nebude možné získat dvě zaměstnání současně. Nebo to půjde, ale povede to k neúměrným ztrátám času a energie a následně k vyhoření.

Může být také děsivé odmítnout kvůli nedostatku důvěry ve své schopnosti: “Co když to někde jinde nefunguje?” A děsivé mohou být i možné negativní důsledky, jako je ztráta budoucích příležitostí v této společnosti. Tento projev nejistoty a touhy potěšit druhé je také přirozený. Ve stresu může člověk upadnout do dětinské polohy. Je důležité si připomenout: „Všechno je v pořádku, už nejsem dítě, na druhé straně jsou i dospělí, kteří dokážou přežít nepohodu z mého odmítnutí, stejně jako já dokážu najít východisko v případě nepředvídaných okolností.“

Odmítnutí během procesu hledání zaměstnání je normální, protože vyhodnocujeme nabídky a porovnáváme je s jinými příležitostmi. Toto je součást procesu výběru nejlepší možnosti pro vás. Schopnost odmítnout vám umožňuje vyhnout se rozhodování pod tlakem a vybrat si práci, která vám skutečně vyhovuje ve všech ohledech.

A pamatujte, že to nejste jen vy, kdo odmítá, ale zaměstnavatel odmítá ostatní.